Den høyere påtalemyndighets behandling av personopplysninger

Den høyere påtalemyndighets behandling av personopplysninger skjer først og fremst ved straffesaksbehandlingen, men også i andre sammenhenger behandler vi slike opplysninger. Vår behandling i straffesaker reguleres av politiregisterloven1 og straffeprosessloven2, mens vår øvrige behandling av personopplysninger reguleres i personopplysningsloven3.

Den høyere påtalemyndighet skal selvsagt behandle personopplysninger på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese mer om hvordan vi behandler slike personopplysninger og hvilke rettigheter du har som registrert i våre systemer.

 

1. Behandlingsansvaret

Leder for det enkelte embetet i Den høyere påtalemyndighet er ansvarlig for den behandlingen som skjer ved embetet. Du finner oversikt over embetene og lederne for disse med kontaktopplysninger her.

Når det gjelder behandlingsansvaret for opplysninger om Den høyere påtalemyndighets medarbeidere ligger dette til riksadvokaten. Det vises til nærmere informasjon om behandling av denne typen opplysninger nedenfor.

 

2. Personvernombud/personvernrådgiver

Riksadvokaten har på vegne av alle de behandlingsansvarlige i Den høyere påtalemyndighet utpekt et personvernombud/en personvernrådgiver som skal involveres i alle spørsmål om beskyttelse av personopplysninger. Personvernombudet skal kontrollere at Den høyere påtalemyndighet overholder regelverket om behandling av personopplysninger, og rådgi de behandlingsansvarlige embetslederne i Den høyere påtalemyndighet og de ansatte om korrekt behandling av slike opplysninger. Ombudet samarbeider med Datatilsynet og fungerer som Datatilsynets kontaktpunkt hos Den høyere påtalemyndighet. Du kan lese mer om ombudets oppgaver her.

Hanne Skallerud fungerer som personvernombud/personvernrådgiver for Den høyere påtalemyndighet. Hun kan kontaktes på: personvernombud@riksadvokaten.no eller pr post:

Personvernombudet i Den høyere påtalemyndighet, Riksadvokaten, Postboks 2102 Vika, 0125 Oslo.

Du kan kontakte personvernombudet hvis du har spørsmål om personvern i Den høyere påtalemyndighet, herunder for veiledning om hvordan du skal gå frem for å kreve dine rettigheter etter personvernregelverket eller har konkrete spørsmål knyttet til behandling av dine opplysninger.

3. Behandling av personopplysninger i straffesakene
3.1. Hvilke opplysninger behandler vi i straffesaker – og om hvem?

Straffesaker inneholder personopplysninger om de ulike involverte, og vår behandling av opplysningene reguleres av politiregisterloven og straffeprosessloven.

Straffesakene inneholder først og fremst personopplysninger om:

  • personer som er eller har vært mistenkt for et straffbart forhold
  • personer som har anmeldt et forhold
  • personer som er fornærmet eller vitne ved et straffbart forhold
  • personer noen av de involverte har forklart seg om
  • representanter for parter i sakene (for eksempel advokat eller verge)
  • sakkyndige
  • medarbeidere i politiet og påtalemyndigheten som har vært involvert i saken

Regelverket setter den nærmere rammen for hvilke opplysninger som kan og skal registreres om den enkelte, men straffesaker vil dessuten ofte inneholde følgende opplysningstyper:

  • faktiske opplysninger som identitet, kontaktinformasjon, familieforhold, arbeidsforhold, etc
  • de involvertes observasjoner og subjektive oppfatninger om en hendelse

I tillegg vil såkalte særlige kategoriene av personopplysninger som helseopplysninger, etnisk og rasemessig opprinnelse, genetiske og biometriske opplysninger, seksuelle forhold/orientering ikke sjelden inngå i straffesaker i den grad det er strengt nødvendig for behandlingen av den konkrete sak.

3.2. Hvor henter vi opplysningene fra?

Det er politiet som etterforsker saken før den sendes Den høyere påtalemyndighet, og det er således politiet som innhenter opplysningene som brukes. Opplysningene er samlet inn både gjennom forklaringer gitt av de registrerte selv, men også gjennom andres forklaringer, søk i tilgjengelige kilder (andre etaters registre og åpne kilder), uttalelser fra sakkyndige, gjennom bruk av tvangsmidler som for eksempel ransaking og beslag, og andre etterforskingsskritt. Den høyere påtalemyndighet vil behandle disse opplysningene for å påtaleavgjøre saken (for eksempel utferdige tiltale eller henleggelse), og deretter eventuelt føre saken for retten.

Den høyere påtalemyndighet vil også kunne innhente opplysninger fra utenlandske myndigheter og internasjonale organisasjoner, og ved å innhente opplysninger fra enkelte andre offentlige organer som for eksempel skatteetaten.

For øvrig innhenter Den høyere påtalemyndighet ved behov opplysninger fra bl.a. følgende nasjonale politiregistre:

  • Straffesaksregisteret (STRASAK) som inneholder opplysninger om mottak av anmeldelser og oppfølgning av straffesaker. Registeret gir oversikt over saksgangen for alle straffesaker og danner også grunnlag for en rekke statistikker.
  • Reaksjonsregisteret (SSP) som inneholder opplysninger om ilagt straff og andre tiltak som følge av lovbrudd. Det registreres opplysninger om personalia, reaksjoner og tiltak.
  • Kriminaletterretningsregisteret (Indicia) som inneholder opplysninger for å forebygge, avdekke og stanse kriminell virksomhet, samt ivareta den enkeltes sikkerhet.

3.3.Hvordan behandler vi straffesaksopplysningene?

Straffesaksopplysningene foreligger både i form av tekst (papir og elektronisk), bilder (papir og filer), og som film- og lydfiler.

Straffesakene behandles i saksbehandlingssystemet Basis Løsning (BL), på papir og elektroniske filområder (databaser).

3.4. Opplysningene i straffesakene som kilde til politiets registre

Det er en nær kobling mellom påtalemyndighetens straffesaksbehandling og enkelte av politiets sentrale registre. Opplysningene i politiets straffesaksregister (STRASAK) og reaksjonsregisteret (SSP) hentes fra saksbehandlingsløsningen BL. Således vil for eksempel påtalemyndighetens tiltalebeslutninger overføres fra saksbehandlingsløsningen BL til straffesaksregisteret, og rettskraftige straffereaksjoner blir overført til reaksjonsregisteret.

3.5. Behandling av personopplysninger som del av Den høyere påtalemyndighets fagledelse av underliggende påtalemyndighet

I kraft av å ha det overordnede ansvaret for straffesaksbehandlingen omfatter Den høyere påtalemyndighets virksomhet også fagutvikling og kvalitetskontroll av underliggende embeter/politidistrikt. I tilknytning til dette arbeidet vil vi regelmessig gjennomgå ulike straffesaker, inkludert straffesaker som ikke har vært til behandling hos oss, men kun ved påtalemyndigheten i politiet. Formålet er å evaluere og identifisere utviklingspunkter. For eksempel foretar statsadvokatene jevnlige inspeksjoner av straffesaksbehandlingen i politidistriktene, og årlige evalueringer av nærmere avgrenset sakstyper.

 

4. Behandling av personopplysninger i forbindelse med enkelthenvendelser utenfor konkrete straffesaker

Den høyere påtalemyndighet mottar henvendelser (per post og e-post) fra enkeltpersoner som kan inneholde personopplysninger. Vår behandling av slike henvendelser følger personopplysningslovens og forvaltningslovens regler. Etter offentleglova kan utenforstående få innsyn i opplysningene i disse dokumentene.

Korrespondansen og vår saksbehandling arkiveres etter gjeldende arkivlovgivning. Dersom henvendelsen ikke er arkivverdig blir den slettet når vi har behandlet den ferdig.

Vår saksbehandlingen av henvendelser utenfor konkrete straffesaker skjer ved bruk av det elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet DocuLive, i tillegg til filområder, e-post og papir.

 

5. Taushetsplikt. Tilgang til og adgang til å utlevere opplysninger

Alle medarbeidere i Den høyere påtalemyndighet er pålagt en streng taushetsplikt. Dette innebærer at vi har plikt til å hindre at andre får tilgang til visse opplysninger, og at vi kun kan dele disse opplysningene med andre (utlevering) i den grad vi har særskilt hjemmel til dette. Slike hjemler finnes bl.a. i politiregisterloven kapittel 6, men i praksis skjer utlevering av opplysninger til andre offentlige og private aktører gjennom politiet, normalt før saken kommer til behandling hos Den høyere påtalemyndighet. I noen tilfeller vil vi imidlertid utlevere opplysninger til allmennheten4 (f.eks. via media) og til forskningsprosjekter5.

Straffeprosessloven regulerer hvilken rett og mulighet straffesakens parter har til å få innsyn i straffesakens dokumenter. Påtalemyndigheten har for øvrig adgang til å dele opplysninger også med andre enn sakens parter etter nærmere regler i straffeprosessloven6 og politiregisterloven7. Utleveringsadgangen her vil avhenge av hvem det skal utleveres til og hvilken interesse vedkommende har i opplysningene, i tillegg er det spørsmål om hvilket tidspunkt i saken det er aktuelt å utlevere opplysninger. For nærmere informasjon om disse reglene vises til riksadvokatens veileder Innsyn i straffesaksdokumenter for andre enn sakens parter .

For den øvrige virksomheten til Den høyere påtalemyndigheten reguleres taushetsplikten av forvaltningsloven.

Den enkelte medarbeider i Den høyere påtalemyndighet gis tilgang til de systemer og registre han/hun har tjenestemessig behov for. Dette betyr at våre medarbeidere kun skal lese personopplysningene eller behandle dem på annen måte der hvor dette vil sette ham/henne i stand til å treffe en riktigere eller mer velbegrunnet avgjørelse, eller å kunne utføre tjenesten på en mer effektiv og hensiktsmessig måte.

For øvrig beskytter vi opplysningene med diverse sikkerhetstiltak som du kan lese mer om i punkt 9 nedenfor.

 

6. Behandling av personopplysninger om egne ansatte

Som arbeidsgiver kan påtalemyndigheten behandle personopplysninger om sine ansatte og oppdragstakere i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle sine plikter etter arbeids-/oppdragsavtalen. Utover personalia og kontaktperson registreres blant annet grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet, i tillegg til opplysninger om den ansattes arbeidsinstruks og eventuelle tilretteleggingstiltak.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpålagte utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Enkelte behandlinger av personopplysninger om egne medarbeidere skjer etter en avveining av Den høyere påtalemyndighets interesse mot den registrertes interesse. Eksempelvis må den registrertes behov for personvern vike for arbeidsgivers interesse i å offentliggjøre navn og kontaktopplysninger på tilgjengelige ansattelister.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til inn- og utpasseringer av lokalene (nøkkelkortbruk) og bruk av IKT-systemene loggføres.

 

7. Behandling av personopplysninger om søkere til stillinger ved Den høyere påtalemyndighet

Ved ansettelsesprosesser i Den høyere påtalemyndighet vil det utarbeides offentlig søkerliste, og allmenheten kan få innsyn i opplysninger gitt i prosessen etter reglene i offentleglova.

Personopplysningene som gis av søkere til ledige stillinger vil kun brukes til rekrutteringsformål, og kun være tilgjengelige for medarbeidere i Den høyere påtalemyndighet som jobber med rekruttering. Søkere til stillinger hos oss må søke via www.jobbnorge.no. Opplysningene du gir i CV, søknadsbrevet eller vedlagt vitnemål og annen dokumentasjon, vil lagres i databasen til Jobbnorge AS frem til stillingen er besatt. Personopplysninger til den som blir ansatt, og utvidet søkerliste for stillingen vil bli arkivert i Den høyere påtalemyndighets arkiv.

 

8. Lagringstid

Originaldokumenter i straffesakene arkiveres i det politidistriktet som har hatt ansvaret for etterforskingen. Dokumentene overleveres til Arkivverket etter om lag 20-30 år8.

Personopplysninger som inngår i den øvrige delen av vår virksomhet lagres så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen, og arkiveres deretter etter gjeldende arkivlovgivning for offentlig myndighet.

 

9. Informasjonssikkerhetstiltak

Vi beskytter opplysningene vi har om deg på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, loggføring av våre medarbeideres bruk av våre systemer, og adgangskontroll til våre bygninger.

Den høyere påtalemyndighet har overlatt driften av en rekke av våre systemer til eksterne aktører. Vår største databehandler er Politiets IKT-tjenester (PIT) som står for driften av BL, DocuLive, Active Directory servere, brannmurer, e-post, MDM (mobil device managment). Servere som PIT drifter er lokalisert i Norge.

Til lønn- og regnskapssystem bruker vi tjenester fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ) som benytter egne servere. Wintid (levert av CGI) blir brukt som system for å administrere arbeidstid, overtid og fravær for våre ansatte. Dette driftes av oss selv fra egen server lokalisert hos Riksadvokatembetet.

Nettsidene til Den høyere påtalemyndighet er driftet av Basefarm AS som er en norsk leverandør som bruker et norsk datasenter. Til drift og support av nettsidene brukes Design Container AS som også er en norsk leverandør. Det er ingen koblinger mellom nettsidene og andre av Den høyere påtalemyndighets IKT-systemer.

 

10. Kontroll og tilsyn

Behandlingsansvarlig for den enkelte behandlingen har ansvaret for at behandlingen av personopplysninger skjer til et fastsatt formål og for øvrig i samsvar med gjeldende regelverk. I tillegg vil personvernombudet/personvernrådgiveren kontrollere at Den høyere påtalemyndighets behandling skjer i henhold til regelverket.

Datatilsynet er tilsynsmyndigheten for Den høyere påtalemyndighets behandling av personopplysninger, og vil føre tilsyn av eget tiltak. Datatilsynet kan også utføre kontroller etter begjæring fra den som er/antar å være registrert.

 

11. Dine rettigheter – og hvordan du kan utøve dem
11.1. Innsyn i egne personopplysninger

Din rett til innsyn i den enkelte straffesak reguleres av straffeprosesslovens regler om dokumentinnsyn9. Dersom du ønsker slikt innsyn kan du ta kontakt med det statsadvokatembetet som har den aktuelle saken til behandling, eventuelt Riksadvokatembetet dersom saken er til behandling der.

For det tilfelle at Den høyere påtalemyndighet har utlevert opplysninger om deg til andre (utover den informasjonsdelingen som skjer med de involverte i den aktuelle straffesaken etter reglene i straffeprosessloven) har du rett til å få vite til hvem vi har utlevert opplysninger til og hvilke typer opplysninger som er utlevert10. Din rett til slikt innsyn kan imidlertid nektes dersom det er nødvendig av hensyn til blant annet kriminalitetsbekjempelse, nasjonal sikkerhet eller vern av andre personer.

Dersom du ønsker innsyn i straffesaksregisteret, reaksjonsregisteret eller andre av politiets registre og systemer må du henvende deg til politiet. Du finner mer informasjon om dette på www.politiet.no.

For øvrig har du etter personopplysningsloven rett til innsyn i opplysninger vi behandler om deg i vår saksbehandling utenom straffesaker11. Hvis du ber om innsyn i dette kan du blant annet få informasjon om hvor opplysningene er hentet fra, hvilke formål opplysningene blir brukt til, om og eventuelt til hvem opplysningene er utlevert. Slike henvendelser sendes det aktuelle statsadvokatembetet/Riksadvokatembetet hvor behandlingen finner sted.

11.2. Begjæring om retting, sletting – og klagemuligheter

Dersom du mener Den høyere påtalemyndighet har registrert uriktige, ufullstendige eller utdaterte opplysninger om deg, eller at vår behandling av dine opplysninger skjer på en måte som ikke er i samsvar med regelverket har du ulike alternativer:

  • For opplysninger i og behandling av den enkelte straffesak:

Slike begjæringer sendes ansvarlig statsadvokat som vurderer dem etter reglene i straffeprosessloven.

  • Opplysninger i og behandling av saker utenom den enkelte straffesak:

Slike begjæringer sendes det aktuelle statsadvokatembetet eller Riksadvokatembetet som vil behandle dem etter reglene i personopplysningsloven, sammenholdt med forvaltningsloven, arkivloven og øvrig regelverk.

  • Dersom du mener Den høyere påtalemyndighet ikke behandler personopplysninger på den måten regelverket krever kan du klage til Datatilsynet. Før du gjør det vil vi gjerne at du tar kontakt med personvernombudet vårt slik at vi kan redegjøre for behandlingen først.

Mer informasjon om hvordan du bør gå frem for å klage til Datatilsynet finner du på Datatilsynets nettsider.

 

Dersom du har ytterligere spørsmål om Den høyere påtalemyndighets behandling av personopplysninger kan du kontakte vårt personvernombud/personvernrådgiver på følgende e-postadresse: personvernombud@riksadvokaten.no

[1] Lov 28. mai 2010 nr. 16
[2] Lov 22. mai 1981 nr. 25
[3] Lov 15. juni 2018 nr. 38
[4] Jf. politiregisterloven § 34
[5] Jf. politiregisterloven § 33
[6] Jf. straffeprosessloven §§ 28 og 242
[7] Jf. politiregisterloven kap 5 og 6
[8] Jf. arkivforskriften § 5-2
[9] Jf. straffeprosessloven § 242 (pågående) og § 28 (avsluttet)
[10] Jf. politiregisterloven § 49 tredje ledd
[11] Jf. politiregisterloven § 49 og personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 15